I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Công tác hành chính & văn thư
- Tiếp nhận, điều phối và quản lý công văn, giấy tờ đến – đi; làm đầu mối thông tin giữa các phòng ban.
- Soạn thảo, biên dịch các văn bản, hợp đồng, thông báo, tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại theo chuẩn của Tập đoàn.
- Thực hiện các thủ tục hành chính: đề xuất mua sắm, thanh toán chi phí, công tác phí, tạm ứng.
2. Hậu cần – sự kiện – logistic - công tác đối nội, đối ngoại
- Phối hợp tổ chức hậu cần cho các chương trình nội bộ, lễ khai trương, hội thảo, lễ hội, festival, sự kiện âm nhạc quy mô lớn của Vinpearl.
- Làm việc với nhà cung cấp, đối tác sự kiện, nghệ sĩ trong nước và quốc tế, hỗ trợ điều phối các hạng mục được giao
- Sắp xếp phương tiện, tour tham quan, lịch trình di chuyển, nơi ăn nghỉ cho khách mời, đối tác, đoàn công tác.
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban liên quan
3. Quản trị tài sản – cơ sở vật chất
- Theo dõi việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản theo quy định.
- Quản lý nhà cung cấp: đánh giá chất lượng dịch vụ, đề xuất tối ưu chi phí.
4. Hỗ trợ vận hành
- Cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ làm việc.
- Phối hợp các phòng ban để đảm bảo hoạt động hành chính – vận hành trơn tru.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng.
II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
- Tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế, Quản trị, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính / Admin / Event Support / Office Coordinator.
(Ứng viên tiềm năng chưa có kinh nghiệm có thể được đào tạo.) - Tiếng Anh tốt, có khả năng biên dịch văn bản, hợp đồng, tài liệu phát hành.
- Kỹ năng làm việc với nhà cung cấp, triển khai hạng mục sự kiện, hậu cần.
- Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; ưu tiên biết quản lý lịch/tài liệu/scheduling tools.
- Tính cách phù hợp: nhanh nhẹn, chủ động, trách nhiệm, cẩn thận; sẵn sàng làm việc onsite khi có sự kiện; kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
III. QUYỀN LỢI & THÔNG TIN KHÁC
- Mức lương: thỏa thuận theo kinh nghiệm làm việc
- Môi trường làm việc thử thách và chuyên nghiệp; cơ hội phát triển rõ ràng
- Được đào tạo và dẫn dắt bởi Cán bộ quản lý nhiều năm kinh nghiệm
- Được hưởng những ưu đãi khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Vingroup
- Thời gian làm việc: từ 8h30 đến 17h30 từ thứ 2 đến thứ 6, làm thứ 7 cách tuần
- Địa điểm làm việc: Vinpearl Head Office tại tòa nhà văn phòng Symphony, đường Chu Huy Mân, Q. Long Biên, Hà Nội
