I. Mô Tả Công Việc

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng của bộ phận theo đúng quy trình.
• Đảm bảo hệ thống lưu trữ khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu.
• Theo dõi các mốc thời hạn hợp đồng và cập nhật kịp thời cho các bên liên quan

2. Điều phối và hỗ trợ vận hành nội bộ

• Là đầu mối liên hệ giữa bộ phận và các phòng ban nhằm đảm bảo thông tin thông suốt và quy trình làm việc hiệu quả.
• Hỗ trợ giao tiếp, tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ khách hàng/đối tác, duy trì mối quan hệ hợp tác tốt.
• Tổ chức và chuẩn bị nội dung họp, lập biên bản họp và theo dõi các đầu việc liên quan.

3. Trình ký và theo dõi hợp đồng

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình ký theo đúng tiêu chuẩn.
• Theo dõi tiến độ ký kết, đảm bảo hợp đồng được hoàn thiện và lưu trữ đúng quy trình.
• Phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến nghiệm thu, gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng (nếu có).

4. Chuẩn bị và thực hiện hồ sơ thanh toán

• Tổng hợp, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán trước khi trình duyệt.
• Theo dõi tiến độ xử lý thanh toán và cập nhật trạng thái cho các bên liên quan.

5. Lập PR/PO (Đề xuất mua sắm và yêu cầu thanh toán)

• Thực hiện lập PR/PO theo nhu cầu phát sinh của bộ phận trên hệ thống.
• Thu thập báo giá, đối chiếu và làm việc với nhà cung cấp khi cần.
• Theo dõi và cập nhật trạng thái PR/PO đến khi hoàn tất.

6. Thanh toán cho đối tác

• Đối chiếu công nợ và kiểm tra hóa đơn, chứng từ với nhà cung cấp/đối tác.
• Phối hợp với phòng Kế toán để thực hiện thanh toán đúng hạn và đúng quy định.
• Theo dõi tiến độ thanh toán và xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).

7. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý

• Linh hoạt hỗ trợ các hoạt động vận hành, công việc phát sinh tùy theo nhu cầu thực tế.
• Chủ động đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả công việc trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

II. Yêu cầu công việc:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Truyền thông, hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành vui chơi giải trí/ du lịch nghỉ dưỡng hoặc BĐS, hoặc các agency truyền thông, quảng cáo.
• Khả năng trình bày văn bản chặt chẽ, xúc tích bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
• Có tinh thần trách nhiệm, chịu áp lực, làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm tốt.
• Khả năng lãnh đạo và phân bổ công việc logic, rõ ràng

III. Quyền lợi & các thông tin khác:

• Chế độ lương thưởng cạnh tranh, phù hợp với năng lực
• Lương tháng 13, thưởng KPI, thưởng dự án...theo đánh giá hiệu quả cá nhân và kết quả kinh doanh của công ty
• Bảo hiểm theo quy định của nhà nước và chính sách chung của tập đoàn
• Chế độ ưu đãi với các sản phẩm, dịch vụ của Vingroup
• Địa điểm làm việc: Vinpearl Head Office
• Thời gian làm việc: từ 8h30 đến 17h30 từ thứ 2 đến thứ 6, làm thứ 7 cách tuần.